Thu thập và duy trì hồ sơ chính xác của tài sản cố định của bạn có thể là một nhiệm vụ tốn thời gian và tốn kém. Giải pháp theo dõi tài sản tích hợp phù hợp sẽ đặt thiết bị có giá trị của công ty bạn dưới sự kiểm soát của bạn. Mục tiêu của bất kỳ hệ thống mạnh mẽ nào là tối đa hóa hiệu quả kiểm soát tài sản của bạn và giảm thiểu tổn thất thiết bị của bạn.
Sử dụng kết hợp máy tính di động và phần mềm quản lý tài sản, bạn sẽ có thể tăng tốc các nhiệm vụ kiểm toán và thực hiện theo dõi tài sản của mình trong thời gian thực. Điều này sẽ cho phép bạn trở nên hiệu quả hơn trong kế hoạch sản xuất của mình và giảm thời gian chết. Phần mềm quản lý cũng sẽ cho phép bạn lên lịch bảo trì hoặc dịch vụ cần thiết cho thiết bị của mình vào những thời điểm thích hợp. Với một giải pháp hoàn chỉnh bao gồm công nghệ in mã vạch / RFID, máy tính di động và phần mềm, bạn có thể quản lý tài sản của mình một cách chính xác và hiệu quả.
Tóm tắt nội dung
Lợi ích chính của hệ thống theo dõi tài sản là gì?
Tất cả các doanh nghiệp đều có một bộ sưu tập tài sản mà họ cần duy trì và với giải pháp phù hợp, bạn có thể kiểm soát chi tiết hơn đối với tài sản của mình và thu nhập cao hơn từ khoản đầu tư của bạn với lợi ích của:
- Năng suất – Thu thập dữ liệu nhanh hơn chi tiết hơn.
- Độ chính xác – Loại bỏ lỗi của con người.
- Tuân thủ – Báo cáo linh hoạt với hồ sơ chính xác hơn.
- Trách nhiệm – Thực thi trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm đối với tài sản của công ty.
Theo dõi và quản lý tài sản là gì?
Mỗi công ty sử dụng hàng trăm tài sản trên cơ sở hàng ngày. Một tài sản trực tuyến, bất kỳ mục nào mà doanh nghiệp sử dụng nội bộ, chẳng hạn như thiết bị CNTT, thiết bị văn phòng, công cụ, vv. Một giải pháp quản lý tài sản tích hợp đúng cách có thể giúp công ty của bạn theo dõi chính xác và hiệu quả bất kỳ tài sản nào của doanh nghiệp. Thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm và thay thế các tài sản bị mất, bạn có thể theo dõi tất cả các tài sản có giá trị của mình bằng một hệ thống theo dõi tài sản hoàn chỉnh, dễ sử dụng, thường xuyên được quản lý.
Bước đầu tiên trong việc xác định hệ thống theo dõi tài sản là hiểu bạn đang giao dịch với tài sản hay hàng tồn kho. Tài sản là các đối tượng thường trực của các doanh nghiệp mà một doanh nghiệp sử dụng nội bộ, chẳng hạn như máy tính, công cụ hoặc tài liệu giáo dục. Mặc dù nhân viên có thể kiểm tra đối tượng vào hoặc ra cho một dự án nhất định, hoặc thậm chí sử dụng tại nhà, một tài sản cuối cùng thuộc về công ty và phải được trả lại cho công ty. Một tài sản luôn được theo dõi như một mục duy nhất. Mặc dù bạn có thể có 10 PC hoặc công cụ giống nhau mà bạn đang quản lý mỗi phiên bản dưới dạng một mục riêng lẻ với nhãn mã vạch hoặc thẻ RFID riêng. Mối quan tâm chính là có thông tin chính xác về từng mặt hàng cụ thể như địa điểm, điều kiện, ngày mua, giá trị, người giám sát, bảo trì lần cuối, v.v.
Tuy nhiên, theo dõi hàng tồn kho đề cập đến các đối tượng được bán, phân phối hoặc tiêu thụ bởi một công ty. Những đối tượng tạm thời của người Viking này bao gồm các mặt hàng bán lẻ và đồ dùng văn phòng. Trong trường hợp này, bạn có thể có 100 hộp ghim trong kho và khi bạn sử dụng một hộp, số lượng theo dõi sẽ giảm đi một. Bạn không quan tâm đến trường hợp cụ thể nào đã được bán mà thay vào đó, 1 trong số 100 đã bị xóa. Cuối cùng, bạn muốn biết bạn có bao nhiêu trong kho và khi nào đặt hàng nhiều hơn.
Theo dõi hàng tồn kho so với theo dõi tài sản
Để bắt đầu, hãy xem xét nhu cầu theo dõi của bạn với biểu đồ bên dưới để xác định xem bạn cần theo dõi Hàng tồn kho hay theo dõi tài sản.
| Sự miêu tả | Tài sản | Hàng tồn kho |
|---|---|---|
| Các đối tượng được sử dụng nội bộ, như máy tính, công cụ và tài liệu giáo dục | • | |
| Theo dõi khấu hao tài sản của công ty | • | |
| Theo dõi bảo trì trên thiết bị của công ty | • | |
| Đối tượng là để bán hoặc bán lại | • | |
| Khả năng theo dõi / theo dõi mức độ sắp xếp lại | • | |
| Đối tượng là tạm thời, và / hoặc thường thay thế, như giấy, bút và các vật tư tiêu hao khác | • | |
| Nhân viên có thể kiểm tra đồ vật ra vào | • | • |
Phần mềm theo dõi tài sản là bộ não đằng sau bất kỳ hệ thống nào vì đây là nguồn gốc của tất cả thông tin tài sản của bạn và ra lệnh cho cách bạn tương tác với thông tin này. Thông thường, bạn sẽ chạy phiên bản phần mềm trên máy tính để bàn trong khi các thiết bị di động sẽ có phiên bản rút gọn của phần mềm cho các chức năng cần thiết trong trường.
Tùy thuộc vào nhu cầu cập nhật hàng loạt hoặc theo thời gian thực của bạn, một số phần mềm nhất định sẽ hỗ trợ cái này hoặc cái kia. Ví dụ máy tính để bàn sẽ chứa cơ sở dữ liệu chi tiết đầy đủ về tài sản, cho phép in nhãn và chạy nhiều báo cáo khác nhau. Báo cáo là một khía cạnh rất quan trọng của bất kỳ phần mềm theo dõi nào vì điều này sẽ giúp bạn có tầm nhìn rõ hơn về bộ sưu tập tài sản của mình. Biết khi nào mọi thứ cần được thay thế hoặc phục vụ và phân tích tài sản chung được thực hiện với báo cáo.
Bạn nên giải quyết vấn đề gì khi lập hệ thống theo dõi tài sản?
Khi kết hợp một hệ thống theo dõi tài sản phù hợp và hiệu quả, có một vài câu hỏi chính cần trả lời:
- Bạn cần theo dõi bao nhiêu tài sản?
- Loại tài sản nào bạn đang theo dõi?
- Tài sản nằm ở đâu? Bạn có bao nhiêu địa điểm
- Các tài sản đã được dán nhãn? Bạn sẽ sử dụng mã vạch hoặc thẻ RFID?
- Bạn có cần cập nhật theo thời gian thực hoặc có thể sử dụng bộ sưu tập hàng loạt không?
- Bạn cần loại báo cáo nào từ hệ thống?
- Bạn sẽ có bao nhiêu người dùng? Máy tính để bàn và điện thoại di động.
Các thành phần của một hệ thống theo dõi tài sản là gì?
Tất cả các hệ thống bao gồm 3 thành phần cốt lõi:
- Phần mềm theo dõi tài sản
– Phần mềm là xương sống của bất kỳ hệ thống nào và sẽ xác định các tính năng và tùy chọn có sẵn. Mối quan tâm chính khi quyết định là mức độ chi tiết của báo cáo có sẵn và liệu nó có hỗ trợ cập nhật hàng loạt hoặc theo thời gian thực hay không. - Máy tính di động
– Tài sản được đặt trong toàn bộ doanh nghiệp nên thiết bị di động cho phép bạn có tất cả thông tin cần thiết và thực hiện thay đổi tại vị trí tài sản. Tùy thuộc vào mức độ bền vững của môi trường và ngân sách của bạn, một loạt các thiết bị có thể được sử dụng. - Mã vạch / Máy in RFID
– Tất cả các tài sản cần một mã định danh duy nhất trên chúng để được theo dõi chính xác. Mã vạch là tùy chọn dễ dàng và hiệu quả nhất về chi phí nhưng thẻ RFID mang lại lợi ích bổ sung với việc đọc tài sản không dây và khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình của bạn.
Mọi chi tiết quý khách vui lòng liên hệ theo địa chỉ bên dưới
Office: 31, Tô Vĩnh Diện, Hiệp Thành, TP Thủ Dầu Một, Bình Dương
Tel: 0274 3872406 – 0274 3872 113
Mr Vinh: 0943805121 – Email: [email protected]
Ms.Bạch: 0912665120 – Email: [email protected]
